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Diferenças entre assinatura digital e eletrônica de contratos

Existem diferenças entre assinatura digital e eletrônica de contratos, principalmente, na maneira como ambas são realizadas. A assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica, levando em consideração que a eletrônica se refere a qualquer processo eletrônico que indica a aceitação de um documento.

Estamos vivendo a era tecnológica onde a cada dia nos deparamos com algo novo e moderno. Atualmente, até mesmo coisas impensadas e vistas como impossíveis durante um tempo podem ser realizadas digitalmente, como é o caso de assinaturas de documentos e contratos.

O ano de 2020 fez com que mudássemos nosso modo de pensar, assim houveram aumentos em tratativas de negócios onde todo o processo pode ser realizado sem que seja necessário ir até o local, ou seja, digitalmente.

Estamos falando de uma transformação digital onde o cenário atual faz com que muitas organizações migrem suas atividades para o meio digital sem planejamento prévio incluindo aqueles serviços onde há a necessidade de assinaturas como de clientes, fornecedores, parceiros e outros. Assim, houve uma adequação de acordo com o atual cenário.

Ao contrário do que muitos pensam, a assinatura digital assim como a eletrônica não passou a existir com a pandemia do Covid-19.

Neste artigo você irá entender as diferenças entre assinatura digital e eletrônica de contratos e compreender sua importância nas organizações. Vamos lá?!

Aqui você irá encontrar:

  • O que é assinatura eletrônica?
  • E a assinatura digital?
  • Quais as diferenças entre assinatura digital e assinatura eletrônica de contratos?
  • Vantagens da assinatura digital e assinatura eletrônica

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é definida como símbolo ou processo eletrônico que se anexa de maneira lógica vinculado a um contrato ou um documento por sua própria execução ou aprovação de uma pessoa que precisa ou deseja assinar tal registro. De maneira básica uma assinatura eletrônica equivale a uma assinatura manuscrita, porém de maneira digitalizada.

Uma assinatura eletrônica confirma o conteúdo de um documento que não envolve grandes riscos financeiros como contratos de prestação de serviços, recibos, financiamentos e outros.

Sua formação se dá por meio de um dispositivo, podendo ser desktop, smartphone, tablets e etc. e sua eficácia é obtida por evidências de voz, GPS, imagem e outros.

Assim, a assinatura eletrônica serve para confirmar o conteúdo de um documento ou determinar arquivos. Se trata de uma tecnologia empregada para confirmar as transferências ou validar recebimentos com uma facilidade maior.

A assinatura eletrônica pode ser utilizada em diversos documentos como: contratos de compra e venda, operações bancárias, contratos de aluguel, assinatura de serviços e outros.

Diversas construtoras já estão aderindo a assinatura eletrônica como é o caso da Tarjab que utiliza o recurso pela DocuSign onde as assinaturas eletrônicas podem ser realizadas por e-mail, certificados digitais, tokens, SMS, identificação social, autenticação em pessoa e outros.

E a assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica que utiliza operações matemáticas de acordo com algoritmos de criptografia assimétrica que faz com que haja total segurança no momento de autenticar documentos.

Quando isso é realizado, se faz uma lista gradual de níveis de segurança entre as assinaturas já existentes tendo assim a digital com grau máximo de autenticação.

E logo após as demais formas de assinatura eletrônica até a assinatura no papel, que é a mais burocrática e vulnerável de todas elas.

Sabemos que para que um documento se torne válido, é necessário assinar. Assim, não há perigo de falsificação ou de que alguém pegue seus dados para utilizá-los para outras finalidades sem o seu consentimento.

A assinatura digital se trata de uma garantia de que o emissor do documento ou do serviço é realmente quem ele diz ser. Assim, você pode navegar pela internet e sites que utilizam as informações pessoais sem que haja a preocupação de ser roubado ou enganado.

Para obter a assinatura digital, seja pessoa física ou jurídica, é necessário ir até uma entidade autorizada pelo Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (TI) – conhecidas como Autoridades Certificadoras (AC). Após isso, é necessário requisitar uma chave privada.

O que são as chaves?

Se trata de um conjunto de bits criptografados que são utilizados para habilitar apenas algumas pessoas para a emissão ou recebimentos de determinados arquivos.

Caso você seja o detentor de uma chave privada, será possível emitir os dados utilizando uma identidade própria, assim não haverá a chance de alguém se passar por você.

De modo geral, a assinatura digital é um recurso criado com o objetivo de oferecer mais segurança tanto para empresas quanto para pessoas que usam os meios tecnológicos para realizar serviços como: movimentações financeiras e até mesmo dados sigilosos.

Assim, a assinatura digital, sendo um tipo de assinatura eletrônica, possibilita a comprovação da identidade do emissor através de qualquer dispositivo eletrônico configurado para realizar tal ação.

Em sua maioria, o reconhecimento da assinatura precisa ser realizado em cartório para que sua legitimidade seja atestada, e tal recurso também funciona da mesma maneira no ambiente digital.

Podemos dizer ainda que faz parte do certificado digital de uma organização para a emissão de notas fiscais.

E o certificado digital?

É muito importante lembrar que para utilizar a assinatura digital é necessário obter o certificado digital. É um documento eletrônico que funciona como uma identidade virtual.

Seu armazenamento pode ser realizado na organização, no próprio computador e outros, como: chip, token e aplicativo mobile. Somente ele pode confirmar a autenticidade da assinatura digital.

A emissão é realizada por instituições credenciadas seguindo o ICP – Brasil, Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira. Assim, toda a estrutura, sendo elas técnicas, procedimentos e práticas que podem suportar a certificação digital.

Quais as diferenças entre assinatura digital e eletrônica de contratos?

Apesar da semelhança das palavras, assinatura digital e assinatura eletrônica não são a mesma coisa e a diferença, basicamente, está na forma e no meio no qual elas são utilizadas.

A assinatura eletrônica diz respeito a qualquer tipo de processo eletrônico que indica a aceitação de um documento. Já a assinatura digital é especificamente a assinatura eletrônica.

Como já citado, para que haja a validação da sua autenticidade é necessário o Certificado Digital Público.

Diferente dos tipos de assinaturas eletrônicas que se baseiam na lei federal americana, a assinatura digital se assegura por meio da legislação brasileira e isso implica na garantia que se dá a autenticidade, confidencialidade, integridade serem garantidos por meio do certificado digital.

Por conta desses benefícios, a assinatura digital se mostra como a melhor alternativa para assinar documentos.

Existem semelhanças?

Sim. Um dos pontos de maior importância é que a assinatura eletrônica e a digital possuem validade jurídica conforme a Medida Provisória 2.200-2 de 27 de Julho de 2001.

Além disso, ambas contam com alguns custos benefícios como: Eficiência, Redução de Custos, Sustentabilidade.

Vantagens da assinatura digital e eletrônica de contratos

Os benefícios da assinatura digital e eletrônica são diversas dentro da organização já que abrange o fluxo de documentos produzidos dentro da rotina de uma empresa dentro dos custos que se obtêm com equipamentos e materiais.

Veja algumas das principais vantagens:

Redução de custos

Por muito tempo, uma grande quantidade de papéis em empresas foram necessários para que houvesse o controle de toda a papelada que passa pelos setores de uma empresa.

Com a aplicação da tecnologia a praticidade aumentou e a assinatura eletrônica assim como a digital contribuiu para que não fosse mais necessário armazenar uma grande quantidade de papéis.

Muitas empresas já estão utilizando arquivos digitais e algumas já até mesmo aderiram a servidores na nuvem e isso significa uma redução considerável nos custos além de mais espaço, já que não haverá um grande número de papéis armazenados.

Sustentabilidade

Como já citado, por muito tempo todos os contratos eram feitos em papéis, o que gerava um grande acúmulo do material em empresas.

Com a adoção da assinatura eletrônica há a diminuição desse material assim como tantos outros, como tintas de impressão e tonners, por exemplo.

É fundamental entender a facilidade que a assinatura digital e eletrônica de contratos proporcionam para empresas e quando alinhado ao impacto ambiental, as vantagens são ainda mais visíveis.

A utilização dessa tecnologia é uma boa maneira de diminuir impactos negativos ao meio ambiente.

Menos burocracia

Grande parte da burocracia presente em empresas, seja qual segmento for, vem da necessidade de autenticar um documento, às vezes por mais de duas pessoas.

Esses casos também ocorrem quando o documento precisa ir ou voltar por diversas vezes, assim até mesmo um documento simples demora um bom tempo para ser entregue.

A assinatura eletrônica faz com que esse processo seja diminuído consideravelmente, o tornando muito mais simples e rápido.

Tudo isso, por chegar até os seus destinos com muito mais facilidade. Além disso, a assinatura pode ser realizada em qualquer local precisando apenas do acesso e da solução para viabilizar a assinatura.

Um outro grande ponto da assinatura digital é a autenticação que valida o documento sem a necessidade de ir até o cartório para o registro.

Segurança

Uma das preocupações de quem trabalha com legislação e autenticação de documentos é a possibilidade de falsificação de assinaturas.

Por isso que existe todo o processo burocrático a fim de evitar esse tipo de problema e por mais que muitos pensem o contrário, as assinaturas manuais não são a maneira mais segura para a validação de um documento.

O uso da assinatura digital faz com que boa parte dos problemas sejam resolvidos.

Não podemos negar que ainda assim existem crimes cometidos no ambiente virtual, porém cientes desses riscos, as empresas que prestam o serviço de certificado digital tomam atitudes corretas para prevenir tais incidentes.

Gestão de informação facilitada

Com a utilização de documentos digitais e assinatura eletrônica há uma maior agilidade na hora de executar processos, além de facilitar a busca posterior de informação, assim situações como o extravio de documentos é evitado.

Isso ocorre, pois dentro das soluções de gestão de documentos digitais existem critérios de classificação e ferramentas de busca, além de busca de texto e nome do profissional.

De maneira básica, quando a gestão de documentos digitais ocorre, não é necessária a busca do papel por dias, sendo realizado em apenas 1 minuto. Legal, não é mesmo?!

Agora que você já sabe as diferenças entre assinatura digital e eletrônica de contratos, você entende o quão importantes são, principalmente, para facilitar processos que, por muito tempo, necessitavam de ações burocráticas e que levavam um bom tempo até sua resolução.

Utilizar a tecnologia é primordial para o sucesso pessoal e de empresas, seja qual for o seu segmento.

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